Política de privacidad

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es el titular persona física identificado en el bloque superior. Para cualquier cuestión relacionada con tus datos personales puedes escribir a privacidad@kauzeerp.com.

Esta política comprende la web informativa y el acceso autorizado a las funciones de correo y calendario de la aplicación. La demo pública utiliza datos ficticios y no debe utilizarse para conectar buzones reales.

Cuando una empresa utiliza el ERP para gestionar datos de sus empleados, clientes o contactos, esa empresa determina las finalidades y la base jurídica de su tratamiento. Kauze presta el soporte técnico conforme a las instrucciones y condiciones aplicables a ese servicio. La autorización de Google no sustituye las obligaciones de la empresa respecto de esos datos.

Qué datos se tratan

La web informativa no requiere registro, la captación comercial permanece desactivada y el entorno de demostración funciona con datos ficticios. En los canales de contacto de la web se tratan los datos que decidas facilitar voluntariamente. Las conexiones de la aplicación se describen por separado más abajo:

• Por correo electrónico: dirección de email, nombre y el contenido del mensaje, además de otros datos que incluyas por decisión propia.
• Por WhatsApp, únicamente si ese canal se habilita y lo eliges: número de teléfono, nombre de perfil y contenido de la conversación.
• Datos técnicos mínimos generados por el alojamiento del sitio (registros de acceso) con fines de seguridad.

Finalidad y base jurídica

Durante la fase precomercial, los datos recibidos por los canales de contacto de la web se utilizan para responder a la consulta o comentario que hayas iniciado y, si lo pides, comunicar información sobre la evolución del proyecto. Estos canales no se utilizan para aceptar pedidos, formalizar contratos ni cobrar servicios.

Para las consultas y comentarios, la base jurídica es tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD), manifestado al enviar voluntariamente el mensaje o, cuando exista un formulario, al marcar la casilla específica. Puedes retirarlo en cualquier momento escribiendo a privacidad@kauzeerp.com, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior a la retirada.

Los registros técnicos mínimos del alojamiento se tratan de forma separada para proteger el sitio, prevenir abusos y diagnosticar incidentes. Su base es el interés legítimo del responsable en mantener la seguridad y disponibilidad (art. 6.1.f RGPD), limitado a datos técnicos y sin utilizarlos para seguimiento comercial.

Facilitar datos es voluntario. Si no proporcionas un medio de contacto no será posible responderte.

No se utilizan tus datos para publicidad automatizada, perfilado ni decisiones automatizadas.

Plazo de conservación

Los datos de contacto se conservan mientras se responde a la consulta o se mantiene la comunicación solicitada. Si no hay continuidad, se revisan y suprimen como máximo a los doce meses desde la última interacción, salvo que sea necesario conservarlos bloqueados para atender una obligación legal o una posible reclamación. Puedes pedir su supresión en cualquier momento.

Los registros técnicos se conservan únicamente durante el periodo de rotación y seguridad necesario en la infraestructura de alojamiento. Su duración depende del proveedor y de la existencia de un incidente; se suprimen o agregan cuando dejan de ser necesarios, salvo conservación bloqueada para investigar o acreditar un incidente.

Destinatarios y encargados

Para operar los canales y la infraestructura pueden intervenir proveedores con acceso limitado a la prestación del servicio, así como los destinatarios que el usuario elija al enviar mensajes o invitaciones. También podrán comunicarse datos cuando exista una obligación legal. Según el servicio, los proveedores actúan como encargados del tratamiento o responsables independientes:

• Google Workspace (Google Ireland Ltd.) como proveedor de correo electrónico, con las garantías del Data Processing Addendum de Google y cláusulas contractuales tipo para transferencias internacionales.
• WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) únicamente si eliges ese canal; el uso de WhatsApp se rige además por su propia política de privacidad.
• Render, como proveedor de alojamiento de la web, la aplicación y su base de datos, y los servicios de infraestructura necesarios para su funcionamiento y seguridad.

Formularios de la web y aplicación CRM

Los formularios de solicitud y la captación mediante CRM están desactivados en la web informativa durante la fase precomercial. Esta limitación no describe las funciones privadas de correo y calendario que un usuario autorizado active dentro de la aplicación. Antes de habilitar la captación comercial se revisará la información aplicable.

Conectar tu cuenta de Google

La conexión es voluntaria: eliges tu cuenta e inicias sesión en Google, que muestra los permisos solicitados. No tienes que introducir la contraseña de Google en Kauze. Cada conexión se asocia a un usuario y una empresa del ERP; no convierte tu buzón en el correo del titular de Kauze ni conecta automáticamente los buzones de otros empleados.

Kauze recibe identificadores de tu cuenta, tu dirección de correo e información básica del perfil, así como tokens de acceso y renovación para mantener la conexión autorizada. Puedes retirar el acceso desde Google y desconectar la cuenta desde Kauze.

Qué datos de Google utiliza Kauze y para qué

Los permisos solicitados son identidad básica, lectura de Gmail, envío de Gmail y gestión de eventos de Google Calendar. La integración no solicita permiso para borrar mensajes de Gmail.

• Correo: mensajes e hilos, remitentes, destinatarios, asuntos, fechas, extractos, contenido e información sobre adjuntos. Se utilizan para consultar correspondencia, responder y vincular el historial a contactos, clientes u oportunidades.
• La sincronización puede importar correos recientes antes de que estén vinculados al CRM. Estos se muestran como pendientes de vincular; no se limita de antemano a mensajes de clientes conocidos.
• Envío: Kauze puede enviar mensajes desde la cuenta conectada cuando utilizas sus funciones de redacción, respuesta o seguimientos configurados. Los destinatarios reciben el contenido y los adjuntos incluidos en el envío.
• Calendario: información de eventos, incluidos títulos, descripciones, fechas y participantes según la operación. Se utiliza para consultar y organizar reuniones y permite crear, modificar o cancelar eventos. Las invitaciones o actualizaciones pueden comunicarse a los participantes que elijas.

Acceso al historial y protección de los datos

Los datos sincronizados se almacenan en la infraestructura de Kauze para mostrar la bandeja y el historial comercial. Los tokens y los cuerpos de correo almacenados se cifran; los asuntos, extractos y otros metadatos también se conservan para las funciones de consulta. Esto no implica que todos los campos estén cifrados individualmente.

El acceso dentro del ERP depende de la empresa, los permisos y las funciones de compartición utilizadas. Al vincular correspondencia con una ficha del CRM o utilizar una bandeja compartida, el historial puede quedar disponible para otros usuarios autorizados. Conecta una cuenta adecuada para el trabajo que vas a realizar y ten en cuenta la posible presencia de correspondencia personal.

Uso limitado de los datos de Google

El uso de información recibida de las APIs de Google y su transferencia a otras aplicaciones se limita a las funciones visibles y autorizadas por el usuario y queda sujeto a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado (Limited Use).

Los datos de Google no se destinan a su venta, publicidad personalizada ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial de propósito general. Las transferencias deben limitarse a prestar las funciones autorizadas, atender necesidades de seguridad u obligaciones legales, o los demás supuestos permitidos por dicha política con las garantías correspondientes.

El acceso humano por parte del operador o sus proveedores se limita a los supuestos permitidos por Google, como asistencia con consentimiento explícito para los datos concretos, seguridad o cumplimiento legal. La autorización de la conexión no constituye un permiso general para que el personal de Kauze lea tus mensajes.

Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google

Política de datos de Google Workspace

Desconexión, conservación y eliminación del historial

La opción «Desconectar» detiene la sincronización de esa cuenta. Cuando ninguna otra conexión activa utiliza la misma credencial, Kauze retira los tokens locales e intenta revocar el acceso en Google. También puedes retirar el permiso desde las conexiones de tu cuenta de Google.

Desconectar no elimina el historial ya importado en el CRM. Ese historial se conserva mientras sea necesario para la finalidad comercial autorizada y las obligaciones aplicables de la empresa que lo gestiona. El plazo de doce meses indicado para consultas de la web no es un plazo automático de borrado del historial del ERP.

Para solicitar la eliminación de datos de la integración, contacta con el administrador de tu empresa o escribe a privacidad@kauzeerp.com, indicando la cuenta conectada y la empresa de Kauze. No envíes tu contraseña ni tokens. Se verificará la solicitud y se coordinará la supresión con el responsable del tratamiento; cualquier conservación exigida por ley se limitará a esa finalidad. La supresión del historial en Kauze no borra los mensajes originales de Gmail.

Las copias de seguridad pueden conservar temporalmente información hasta su rotación. No se utilizan para reactivar una conexión retirada ni para restablecer el uso ordinario de datos cuya supresión se haya confirmado. Puedes solicitar información sobre la conservación aplicable a tu cuenta por el mismo canal de privacidad.

Gestionar las conexiones de tu cuenta de Google

Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad escribiendo a privacidad@kauzeerp.com e identificándote de forma razonable.

Si consideras que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).